Pracovná ponuka - Administratívny asistent

Kľúčové úlohy:
Administratívni asistent zabezpečuje priaznivé pracovné podmienky vo vnútri sekretariátu INTERACT Programu, ako osoba zodpovedná za hlavné administratívne činnosti dennej bázy a zabezpečuje/organizuje kompletnú internú a externú podporu členom sekretariátu INTERACT programu.

Toto zahŕňa nasledujúce aktivity:
• Podpora riadenia a zakladania dokumentov
• Podpora pri spracovaní administratívnych dokumentov
• Podpora pri príprave podkladových dokumentov pre Kontrolu prvej úrovne
• Koordinovať administratívne funkcie a zodpovednosti v rámci kancelárie pre IS
• Spracovať administratívne dokumenty v spolupráci s programovým a finančným manažérom a predkladať ich útvarom BSK podľa zodpovednosti za ich ďalšie spracovanie
• Koordinovať spracovanie objednávok nákupu, prieskumov trhu atď. podľa miestnych pravidiel a nariadení a predkladať ich osobám, ktoré sú zodpovedné za ich podpísanie
• Zber mesačných pracovných výkazov od pracovníkov IS a ostatných externých spolupracovníkov (napr. na základe pracovnej dohody) a ich predloženie vedúcemu sekretariátu na podpis a následne ich predloženie riadiacemu orgánu / BSK na ďalšie spracovanie
• Zabezpečenie služobných ciest pre pracovníkov IS (rezervovanie lístkov, ubytovania atď.)
• Riadenie dokumentov a archivácia dokumentov, vrátane evidencie prijatých dokumentov a podkladov
• Všeobecná podpora pri organizovaní podujatí, vrátane registrácie účastníkov
• Plánovanie schôdzok a zabezpečenie stretnutí podľa potreby
• Asistencia pri príprave, tvorbe a vydávaní dokumentov
• Zapisovanie na stretnutiach a podľa potreby zabezpečenie zápisnice
• Riadenie všeobecného emailového konta INTERACT
• Pôsobenie ako prvý kontaktný bod sekretariátu INTERACT
• Vedúcemu sekretariátu INTERACT predkladať správy o postupe, úspechoch a výsledkoch programu podľa špecifickej oblasti zodpovednosti

Požiadavky:
Nevyhnutné:
• Univerzitný titul alebo Bakalársky titul v oblasti relevantnej k pracovnému miestu
(napr. administratíva);
• Najmenej 2 roky skúsenosti s prácou v oblasti riadenia kancelárie;
• Dobrá znalosť Slovenského a Anglického jazyka (písaná i hovorená);
• Dobré počítačové zručnosti a skúsenosti s komunikáciou cez internet;
• Uchádzač musí byť občanom členského štátu Európskej Únie.

Výhody:
• Skúsenosti s prácou v malých tímoch v štátnej a/alebo medzinárodnej organizácii;
• Znalosti politík štrukturálnych fondov EÚ a/alebo programov financovaných EÚ;
• Skúsenosti s verejnou správou/administratívou;
• Plynulá znalosť iného jazyka(ov) EÚ.

Osobné zručnosti:
• Analytické a koncepčné schopnosti;
• Obľúbenosť práce s číslami;
• Pozornosť k detailom, presnosť a spoľahlivosť;
• Kooperatívny prístup k práci, tímový hráč;
• Flexibilita;
• Silné osobné vyjednávacie zručnosti, servisné smerovanie a orientácia na riešenie problémov, ambícia pracovať v medzinárodnom prostredí;
• Dobré organizačné schopnosti;
• Ochota pracovať vo flexibilnom pracovnom čase.

Podmienky zamestnaneckého pomeru / zmluvného obdobia:
• Bratislavský samosprávny kraj ponúkne úspešnému kandidátovi dlhodobú pracovnú zmluvu podľa slovenského práva.
• Dátum nástupu je Marec 2012.
• Zmluva vyprší do konca Decembra 2015.

Postup pri podávaní žiadostí:
• Motivačný list v anglickom jazyku na jednu stranu s popisom vhodnosti pracovného miesta ako aj s uvedením hlavných očakávaní kandidáta a podrobný životopis v angličtine (najlepšie vo formáte Europass http://europass.cedefop.europa.eu/) je potrebné zaslať na nasledujúcu e-mailovú adresu: interact@interact-eu.net do 31.1.2012.
• Prosím v názve správy uveďte nasledovný odkaz: “Žiadosť – Administratívny asistent”
• Všetci kandidáti vybraní do užšieho výberu budú včas informovaní. Pohovory prebehnú bezodkladne.

PROGRAM INTERACT II
Program INTERACT II 2007-2013 je súčasťou Štrukturálnych fondov, Európskych fondov pre regionálny rozvoj, Cieľ č. 3 “Európska teritoriálna spolupráca”. INTERACT je o dobrom riadení, s konkrétnym zreteľom na zložitosť európskych programov teritoriálnej spolupráce.

INTERACT II je navrhnutý tak, aby ťažil z rozsiahleho fondu skúseností v oblastiach regionálneho rozvoja a to konkrétne v programoch cezhraničnej, nadnárodnej a medziregionálnej spolupráce a sietí, ktorý sa nazbieral v rámci predošlých období INTERREG a terajšieho obdobia spolupráce medzi členskými štátmi EÚ. Hlavným účelom INTERACT II je poskytnúť podporu autoritám a orgánom, ktoré majú na starosti riadenie programov Európskej teritoriálnej spolupráce. INTERACT II taktiež poskytuje usmernenie pre kooperatívne programy s kandidátskymi a potenciálnymi kandidátskymi krajinami (IPA) a pozdĺž vonkajšej hranice EÚ (INTERACT ENPI).

Prístup s regionálnym zameraním umožňuje INTERACT-u pracovať užšie s programami a ich smerovanie cez štyri body INTERACT-u ktoré sa nachádzajú v Turku, Valencii, Viborgu a vo Viedni. Sekretariát programu INTERACT vykonáva horizontálne úlohy riadením úsilia programu v komunikácii, riadení vedomostí a zabezpečením kvality. Taktiež zodpovedá za riadenie vzťahov s inými medziregionálnymi a sieťovými programami (ESPON, URBACT, INTERREG IVC) a Národnými kontaktnými osobami, ako aj za vykonávanie funkcií Technickej pomoci. Riadiaci orgán programu sa nachádza v sídle Bratislavského Samosprávneho Kraja.